INFORMATIVA CLIENTI EX REGOLAMENTO (UE) 2016/679, di seguito anche GDPR artt. 13 e 14
1. Informazioni generali: La Scrivente Società Urban S.r.l. (di seguito “Società”), comunica con la presente le informazioni sul trattamento dei Suoi dati/dei dati società/ditta da Lei rappresentata (es. dati di anagrafica, indirizzi, codice fiscale, partita iva, dati necessari per la gestione anche amministrativa della clientela, l’esecuzione del contratto e l’adempimento di obblighi legali, dati relativi a pagamenti, dati necessari a difendere o far valere un diritto della Società). Verranno richiesti e trattati dalla Società solo i dati necessari al perseguimento delle finalità previste nella presente informativa. Alcuni dati (quelli contenuti nelle visure camerali e quelli sullo stato di solvibilità reperiti presso società di informazioni creditizie utilizzati per finalità contrattuali e precontrattuali non che per legittimi interessi quali quelli di verificare l’esistenza e i dati del cliente oltre che eventuali pregiudizievoli) potranno inoltre essere reperiti in visure camerali e presso società di informazioni creditizie. Qualora Lei sia un collaboratore della Società/ditta a cui è indirizzata la presente informativa, alcuni Suoi dati (nome, cognome, e-mail, recapiti aziendali, ruolo) sono reperiti presso la Società/ditta per cui lavora, il tutto per finalità collegate allo svolgimento del rapporto contrattuale.
2. Finalità e base giuridica: I dati potranno essere trattati: A) per finalità precontrattuali qualora debba ancora essere sottoscritto il contratto; la base giuridica del trattamento è la necessità per esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato; B) per finalità contrattuali (es. gestione ordini, adempimenti amministrativo contabili, gestione del cliente, invio di note informative sui nuovi prodotti da commercializzare rientranti nei marchi di cui al contratto …); la base giuridica del trattamento è la necessità per l’esecuzione del contratto; C) per adempiere a obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie; la base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi di legge; D) per far valere o difendere un diritto della Società e quindi per un legittimo interesse della Società stessa consistente nel permettere la difesa e le azioni a propria tutela, comprensive di eventuali azioni di recupero crediti; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato; E) per valutare eventuali pregiudizievoli all’instaurazione o prosieguo del rapporto (ad esempio società in fallimento) e quindi per un legittimo interesse consistente nel prevenire situazioni di rischio; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato; F) per cedere o scontare i crediti (e quindi per un legittimo interesse della Società consistente nell’ottenere liquidità prima delle scadenze di pagamento o in attesa del pagamento); la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato;
G) Affinché la Società possa effettuare comunicazioni marketing su suoi prodotti/servizi/iniziative, il tutto da parte della Società all’indirizzo di posta elettronica da Lei indicato o ad altri recapiti compresi il telefono e l’indirizzo postale (si rammenta che l’invio di e-mail e SMS/MMS, messaggi attraverso app di messaggistica, potrà avvenire anche in maniera elettronica con l’ausilio di strumenti automatizzati); il trattamento ha come base giuridica il consenso;
Si informa che può anche comunicare di voler essere soggetto alle attività solo attraverso la e-mail o solo attraverso le comunicazioni telefoniche o postali, scrivendo a Amministrazione@iloveurbandog.it. H) per analizzare le informazioni relative all'attività commerciale per comprendere meglio le abitudini dei clienti e guidare anche gli acquisti attraverso comunicazioni marketing e iniziative specifiche (agli indirizzi conferiti) il tutto tenendo conto dell’analisi stessa. Il consenso per dette finalità è sempre liberamente revocabile in qualunque momento rivolgendosi alla società agli indirizzi indicati; la base giuridica del trattamento è il consenso; si veda anche il punto 10
3. Obbligatorietà o meno del conferimento: il conferimento dei dati richiesti è necessario per le finalità di cui al punto 2 lett. A, B, C, D e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per la Società di dare esecuzione al contratto o proseguire nel rapporto. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 lett. E e F della presente informativa è facoltativo ma il mancato conferimento potrebbe comportare l’impossibilità di intraprendere o proseguire il rapporto. Il conferimento dei dati richiesti per le finalità di cui al punto 2 lett G e H è facoltativo così come il relativo consenso (sempre comunque revocabile liberamente rivolgendosi alla Società) e il mancato conferimento e consenso non comporteranno alcuna conseguenza se non quella che la Società non potrà effettuare le attività di cui al punto, o non potrà effettuarle agli indirizzi e/o avvalendosi delle informazioni non conferiti.
4. Categorie di destinatari dei dati: ferme restando ulteriori comunicazioni (di cui Lei/la società/ditta da Lei rappresentata verrà comunque informato se non fossero già note le comunicazioni stesse/a) che si rendessero necessarie in adempimento di obblighi di legge e contrattuali, i dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati dalla Società (comunicando i dati solo se necessario al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa e comunicando i soli dati indispensabili): - per le finalità di cui al punto 2 lett. A): a enti pubblici, poste-corrieri (comunicando i dati necessari per spedire eventuali comunicazioni); - per le finalità di cui al punto 2 lett. B), C) e/o D): a banche, professionisti (es. legali), consulenti e, revisori dei conti, società di servizi, trasportatori, spedizionieri autorità giudiziarie e organi di polizia e vigilanza, enti pubblici, poste-corrieri (comunicando i dati necessari per spedire eventuali comunicazioni); - per le finalità di cui al punto 2 lett. F): a società di factoring o a società cui vengono ceduti i crediti nonché a banche, a vettori spedizionieri in caso di invio di comunicazioni/materiale cartaceo; Per le finalità di cui al punto 2 lett. G): i dati potranno essere comunicati a vettori e spedizionieri in caso di invio di materiale cartaceo; Per le finalità di cui al punto 2 lett. H): i dati non saranno comunicati a terzi. Potranno inoltre conoscere i dati i soggetti appositamente delegati dalla società al trattamento o che svolgono attività ausiliarie a quella della Società (quali addetti del settore amministrativo/legale e logistico, addetti alle pratiche commerciali anche esterni alla Società, addetti al marketing anche esterni alla Società, membri del C.d.A., agenti, tecnici informatici e addetti dei sistemi informativi, consulenti anche esterni alla Società – es. consulenti qualità/certificazioni, consulenti informatici, legali, consulenti fiscali, stagisti, collaboratori dei responsabili del trattamento) sempre nominati dalla Società responsabili esterni del trattamento.
5. Conservazione dei dati: i dati saranno conservati e trattati dalla Società per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente: - finalità di cui al punto 2 lett. A) – precontrattuali: fino alla eventuale approvazione o formalizzazione del contratto salvo eventuale ulteriore conservazione prevista dalle normative italiane ed europee; - finalità di cui al punto 2 lett. B) ed F) – contrattuali e cedere o scontare crediti: per tutta la durata del contratto e in ogni caso per tutto il periodo necessario per le finalità del punto 2 lett. C e D;
- finalità di cui al punto 2 lett. C) – obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie: per i periodi imposti da tali fonti normative; - finalità di cui al punto 2 lett. D) – far valere o difendere un diritto: per un massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto, salvo contenziosi o contestazioni che rendano necessario un ulteriore periodo di conservazione e fatta salva una ulteriore conservazione se previsto dalle normative locali applicabili agli interessati; - finalità di cui al punto 2 lett. E) - valutare eventuali pregiudizievoli all’instaurazione o prosieguo del rapporto: fino all’analisi dei dati; - finalità di cui al punto 2 lett. G) - fino alla revoca del consenso o alla richiesta di cancellazione fatta salva la conservazione per le finalità indicate al punto 2 (C) 2 (D); entro il 31 dicembre del secondo anno successivo a quello in cui ha espresso il consenso Le verrà in ogni caso inviata una comunicazione per comprendere se vi è ancora il Suo interesse ad essere soggetto alle attività di cui al punto 2(G) e quindi alla conservazione dei dati da parte della Società per le finalità indicate in tale punto e nel caso tale interesse risultasse cessato, i dati saranno cancellati fatta sempre salva la conservazione ai fini probatori per il periodo previsto dalla legge italiana. Nel caso invece vi fosse ancora il Suo interesse ad essere soggetto alle attività di cui al punto 2(G) e quindi alla conservazione dei dati da parte della Società per le finalità indicate in tale punto, entro il 31 dicembre del secondo anno dalla comunicazione, Le verrà inviata una ulteriore comunicazione della stessa natura e così di seguito fino a che permarrà il Suo interesse.
6. Titolare del trattamento dei dati e Responsabile per la protezione dei dati: Titolare del trattamento dei dati conferiti è: Urban srl con sede in Viale Alcide de Gasperi 16, 36050 Cartigliano (VI) – Italy Tel. 0424 591181-, e-mail Amministrazione@iloveurbandog.it. Non è ad oggi previsto e necessario per legge avere da parte della Società un responsabile per la protezione dei dati che, qualora si rendesse necessario, sarà comunque reso noto attraverso il sito internet www.iloveurbandog.it della Società che si invita a vistare periodicamente anche per eventuali aggiornamenti della presente informativa.
7. Diritti: la informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiedere alla Società (ai recapiti indicati al punto 6) l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattando la Società, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR.
8.
Reclami: Laddove ritenga che il trattamento dei dati avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo italiana (i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it), come previsto dall'art. 77 del GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR). Inoltre, può anche rivolgersi alla Autorità di controllo dello stato in cui risiede abitualmente o lavora. La lista della Autorità di controllo è reperibile al link www.garanteprivacy.it/home/footer/link).
9. Dati di collaboratori/dipendenti: si informa che qualora l’interessato a cui è rivolta la presente informativa debba comunicare alla Società per motivi inerenti l’esecuzione del contratto, dei nominativi e recapiti di propri collaboratori, l’interessato dovrà informare il collaboratore delle informazioni contenute in tale informativa e del fatto che comunicherà i dati alla Società che potrà trattare i dati per motivi inerenti lo svolgimento del contratto, ottenendone il consenso alla comunicazione e al trattamento laddove necessario.
10. Logica utilizzata per la profilazione La profilazione di cui al punto 2(H) viene effettuata dalla Società attraverso l'analisi, anche in modo automatizzato e/o parzialmente automatizzato, dei dati (es. categoria di attività, target di clientela, area geografica) e delle caratteristiche e delle azioni dell'interessato (ad esempio adesione ad un evento, adesione a particolari iniziative, acquisto di determinati prodotti, compilazione di questionari, azioni compiute durante la navigazione sui siti web della Società se l'interessato ha accettato i cookie di profilazione sui siti web stessi, azioni varie come ad esempio la valutazione delle azioni svolte al ricevimento di e-mail marketing come l’apertura o meno delle stesse). Viene quindi creato un profilo, che viene anche inserito in specifici gruppi (cluster). La profilazione ha le finalità indicate al punto 2(H) e quindi di comprendere meglio la propensione all'acquisto del cliente e anche di proporre servizi e prodotti in linea con le esigenze del cliente attraverso comunicazioni e iniziative specifiche; tale trattamento, tuttavia, non costituisce un particolare rischio per il cliente data la tipologia di profilazione di base che non richiede dati di natura particolarmente delicata o che consentirebbero di ricostruire dettagliatamente aspetti particolarmente riservati della vita privata. In ogni caso, l'interessato avrà sempre il diritto di ottenere l'intervento umano, di esprimere la propria opinione, di ottenere una spiegazione della decisione presa e di contestare la decisione.
11. Modalità di trattamento: i dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). I dati saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici. Informativa aggiornata al 10/4/2024. Precedenti versioni dell’informativa sono reperibili rivolgendosi alla Società ai recapiti di cui al punto 6.
INFORMATIVA FORNITORI AI SENSI del REGOLAMENTO (UE) 2016/679, di seguito anche GDPR
Informazioni generali: La Scrivente Società Urban S.r.l. di seguito indicata anche semplicemente come “Società”, comunica con la presente le informazioni sul trattamento dei Suoi dati/dati della società/ditta da Lei rappresentata, che saranno in possesso della Società (es. dati di anagrafica- indirizzo, codice fiscale, partita iva, dati inerenti contabilità, dati necessari per la gestione fornitore, l’esecuzione del contratto e l’adempimento di obblighi legali, dati relativi a pagamenti, dati necessari a difendere o far valere un diritto della Società).
Finalità e base giuridica: I dati potranno essere trattati dalla Società:
A) per finalità contrattuali e precontrattuali (es. adempimenti amministrativo contabili); la base giuridica del trattamento è la necessità per l’esecuzione del contratto e la necessità per l’esecuzione di misure precontrattuali;
B) per adempiere a obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie; la base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi di legge;
C) per far valere o difendere un diritto della Società e quindi per un legittimo interesse della Società stessa consistente nel permettere la difesa e le azioni a propria tutela; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato (il legittimo interesse è stato valutato in base a un Triplice Test disponibile rivolgendosi alla Società);
D) per la validazione e valutazione del fornitore (anche in conformità alle ISO) e quindi per un legittimo interesse consistente nell’affidarsi a fornitori che diano determinate garanzie; la base giuridica del trattamento è il perseguimento legittimi interessi. Nel considerare tali interessi legittimi, si è analizzato che gli stessi non compromettono né interferiscono con gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato (il legittimo interesse è stato valutato in base a un Triplice Test disponibile rivolgendosi alla Società).
Obbligatorietà del conferimento: il conferimento dei dati richiesti è necessario per le finalità di cui al punto 2 lett. A, B, C e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per la Società di dare esecuzione al contratto o proseguire nel rapporto. Il conferimento dei dati per le finalità di cui al punto 2 lett. D è facoltativo, ma il mancato conferimento in tutto o in parte potrebbe comportare l’impossibilità per la Società di tenerLa in considerazione come fornitore e formalizzare con Lei un accordo.
Categorie di destinatari dei dati: i dati potranno essere comunicati, laddove necessario e solo se indispensabile, per le finalità di cui al punto 2 lett. A a banche, professionisti (es. legali), autorità giudiziarie e organi di polizia e vigilanza, enti pubblici, poste-corrieri (comunicando i dati necessari per spedire eventuali comunicazioni); per le finalità di cui al punto 2 lett. B e C a professionisti (es. legali), autorità giudiziarie e organi di polizia e vigilanza, enti pubblici, poste-corrieri (comunicando i dati necessari per spedire eventuali comunicazioni); per le finalità di cui al punto 2 lett. D agli Enti di certificazioni. Potranno inoltre conoscere i dati i soggetti appositamente delegati dalla Società al trattamento (addetti del settore amministrativo/legale tecnico-informatico anche esterni alla Società, membri degli organi societari, consulenti qualità/certificazioni, consulenti informatici, legali, consulenti fiscali, stagisti, collaboratori dei responsabili del trattamento) e responsabili del trattamento dei dati (società/studi/professionisti che svolgono attività ausiliarie a quella della Società quali società di consulenza, società di outsourcing informatico, società di gestione fiscale) sempre nominati dalla Società e il cui elenco è reperibile rivolgendosi al titolare del trattamento dei dati.
Conservazione dei dati: i dati potranno essere conservati e trattati dalla Società per tutto il periodo necessario al perseguimento delle finalità contenute in tale informativa. Il periodo di conservazione dei dati è il seguente:
- per le finalità precontrattuali fino alla eventuale approvazione o formalizzazione del contratto o accordo salvo eventuale ulteriore conservazione prevista dalle normative italiane ed europee;
- per le finalità contrattuali fino alla cessazione del rapporto e anche in seguito alla cessazione per il periodo determinato dalle normative italiane ed europee anche in materia fiscale;
- per gli obblighi di legge, regolamenti e normative comunitarie, i dati possono essere conservati per i periodi imposti da tali fonti normative;
- per le finalità di cui al punto 2 lett. D per tutta la durata del rapporto e in seguito se previsto dalla normativa ISO o dalle normative italiane e europee;
- In ogni caso, tutti i dati possono essere conservati per un periodo necessario per far valere o difendere un diritto della Società, in base alle normative civili e penali italiane e quindi per un massimo di 10 anni dalla cessazione del rapporto, salvo contenziosi o contestazioni che rendano necessario un ulteriore periodo di conservazione e fatta salva una ulteriore conservazione se previsto dalle normative locali applicabili agli interessati.
Titolare del trattamento dei dati conferiti e responsabile per la protezione dei dati: Titolare del trattamento dei dati conferiti è: Urban srl con sede in Viale Alcide de Gasperi 16, 36050 Cartigliano (VI) – Italy Tel. 0424 591181-, e-mail Amministrazione@iloveurbandog.it.
Non è ad oggi previsto e necessario per legge avere da parte della Società un responsabile per la protezione dei dati che, qualora si rendesse necessario, sarà comunque reso noto attraverso il sito internet www.iloveurbandog.it della Società che si invita a vistare periodicamente anche per eventuali aggiornamenti della presente informativa.
Diritti: la informiamo che il GDPR prevede che Lei possa chiedere alla Società (ai recapiti indicati al punto 6) l’accesso ai dati personali e la rettifica dei dati, la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda, la portabilità dei dati; può inoltre avere la possibilità, sempre contattando la Società, di opporsi al trattamento dei dati e di esercitare gli altri diritti contenuti nel capo 3 sezione 1 del GDPR.
Reclami: Laddove ritenga che il trattamento dei dati avvenga in violazione di quanto previsto dal GDPR, ha diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo italiana (i cui riferimenti sono reperibili sul sito www.garanteprivacy.it), come previsto dall'art. 77 del GDPR, o di adire le opportune sedi giudiziarie (art. 79 del GDPR). Inoltre, può anche rivolgersi alla Autorità di controllo dello stato in cui risiede abitualmente o lavora. La lista della Autorità di controllo è reperibile al link www.garanteprivacy.it/home/footer/link).
Dati di collaboratori/dipendenti: si rammenta che qualora l’interessato a cui è rivolta la presente informativa debba comunicare alla Società per motivi inerenti l’esecuzione del contratto, dei nominativi e recapiti di propri collaboratori, l’interessato dovrà informare il collaboratore delle informazioni contenute in tale informativa e del fatto che comunicherà i dati alla Società che potrà trattare i dati per motivi inerenti lo svolgimento del contratto, ottenendone il consenso alla comunicazione e al trattamento laddove necessario.
Modalità di trattamento: i dati potranno essere trattati dalla Società in modalità cartacea, manuale, informatica e telematica (conservando e trattando pertanto i dati sia su supporto cartaceo che informatico). I dati saranno conservati e trattati dalla Società, adottando tutte le misure necessarie alla loro protezione, in conformità a tutte le vigenti normative (e quindi nel rispetto anche dei principi di correttezza liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti) e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa. Sui dati saranno compiute le sole operazioni necessarie al perseguimento delle finalità indicate in tale informativa. I dati saranno conservati, per quanto riguarda la Società, presso le sedi della Società e presso i responsabili del trattamento nominati dalla Società (oltre che presso i terzi indicati in tale informativa a cui i dati vengono comunicati e che li trattano in qualità di titolari autonomi). I dati saranno organizzati anche in banche dati - data base anche informatici.
Informativa aggiornata al 08/11/2023. Precedenti versioni dell’informativa sono reperibili rivolgendosi alla Società ai recapiti di cui al punto 6.